Ancora sul Libro Unico

LIBRO UNICO: “ULTIMI” CHIARIMENTI
RIFERIMENTI : MINISTERO DEL LAVORO, WWW.LAVORO.GOV.IT/LAVORO/LIBROUNICO LIBRO UNICO: “ULTIMI” CHIARIMENTI Il Ministero del Lavoro ha pubblicato sul proprio sito internet un’apposita sezione dedicata al Libro unico del Lavoro
Queste prime settimane di operatività  hanno fatto emergere tra gli operatori ulteriori problematiche di carattere tecnico nonché dubbi e perplessità  per i quali il Legislatore ha ritenuto opportuno fornire risposta utilizzando il canale telematico quale strumento di diffusione.
Di seguito evidenziamo le precisazioni più significative contenute nelle diverse sezioni in cui sono stati raggruppati i vari quesiti.
SOGGETTI E OBBLIGO DI ISTITUZIONE
Una ditta che affida l’elaborazione del cedolino ad un professionista può affidare la tenuta e la conservazione del Libro unico ad un altro professionista?
I rapporti professionali fra azienda e professionisti abilitati alla:
– elaborazione,
– stampa,
– tenuta e
– conservazione del Libro unico non sono soggetti ad obblighi consequenziali tassativi.
Quindi, l’azienda può affidare:
– al Professionista 1 l’elaborazione e la stampa del Libro unico e lo stesso inserirà  l’azienda fra quelle in delega nella propria numerazione unitaria presso il Punto Clienti Inail;
– al Professionista 2 la mera tenuta e conservazione del documento e dovrà  esserne data comunicazione alla Direzione Provinciale del Lavoro.
E’ NECESSARIO ADOTTARE IL LIBRO UNICO NEL CASO IN CUI, NEL REDIGERE LE BUSTE PAGA DI COMPETENZA DEI
MESI DI GENNAIO E FEBBRAIO 2009, SI DEBBA CERTIFICARE ESCLUSIVAMENTE LA CORRESPONSIONE DI TFR PAGATO
A GENNAIO E FEBBRAIO 2009 DEL SOLO DIPENDENTE CESSATO IN DATA 31/12/2008?
No. Il Libro unico va istituito per le attività  lavorative espletate dal 1° gennaio 2009. Nel caso di specie si potrà  elaborare la semplice “busta paga” atta a contenere la valorizzazione delle indennità  di fine rapporto.
Con l’entrata in vigore del Libro unico dei vecchi libri matricola, presenze o paga, vidimati con pagine ancora libere?
I “vecchi libri matricola, paga e presenze”, alla data del 31 dicembre 2008:
– Sono definitivamente collocati a riposo e
– non devono essere più utilizzati
– né aggiornati e
– devono essere conservati per 5 anni dalla data dell’ultima annotazione.
Trattandosi di dismissioni ex lege non appare necessario l’annullamento/sbarramento degli spazi residui non utilizzati.
Modalità  di tenuta, autorizzazioni, numerazione e deleghe
È possibile utilizzare 2 numerazioni diverse se si decide di elaborare il Libro unico in due fasi, ovvero mediante la stampa dei cedolini paga e, separatamente, la stampa delle presenze?
L’autorizzazione alla numerazione unitaria impone una sequenzialità  numerica determinata dall’adozione di un unico sistema di elaborazione del libro unico. L’elaborazione in fasi di stampa separate, di paga e presenze è ben possibile, ma adottando un unico sistema di elaborazione, e conseguentemente di numerazione.
Un consulente del lavoro, che ha uno studio in una provincia come ditta individuale e collabora con un altro studio in un’altra provincia come responsabile paghe, può avere due autorizzazioni dall’INAIL, oppure con una stessa autorizzazione può avere due distinte numerazioni per il Libro unico?
Il consulente del lavoro, operando su due sedi distinte, potrà  ottenere, per tale legittima causale, due distinte autorizzazioni collegate ma con la possibilità  di realizzare distinte numerazioni:
– un’autorizzazione per le ditte in delega presso lo stesso studio della provincia “A” e,
– una seconda autorizzazione per quelle presso lo studio della provincia “B”.
Come deve essere trasmessa alla DPL ed entro quale termine, la comunicazione del consulente con allegato l’elenco delle aziende che gli hanno conferito delega alla tenuta del Libro unico?
Come chiarito dal Ministero e dall’INAIL con nota del 7 gennaio 2009, il consulente può adempiere a quest’obbligo semplicemente “flagando” nel “Punto Cliente INAIL”, l’apposita indicazione relativa alla tenuta del Libro unico per le aziende in delega sulla numerazione.
Il termine ultimo è quello dell’effettiva elaborazione del Libro unico e cioè del giorno antecedente all’effettivo inizio della tenuta.
Registrazioni obbligatorie: contenuti e termini
Un’azienda, che ha posto tutti i dipendenti in cassa integrazione straordinaria con pagamento diretto da parte dell’INPS, deve comunque procedere ad iscrivere i dipendenti nel Libro unico, lasciando in bianco il prospetto paga e indicando solo la parte relativa alle presenze con la voce di sospensione CIGS?
In una situazione come quella descritta i lavoratori in CIGS devono in ogni caso essere iscritti a Libro unico e il cedolino dovrà  recare l’espressa indicazione della corresponsione dell’ammortizzatore da parte dell’INPS, con effettiva annotazione dell’assenza nel calendario presenze.
È possibile ad esempio nel caso di paghe sfasate elaborare unitamente il cedolino con l’esposizione delle presenze del mese precedente?
In caso di retribuzione sfasata i dati del calendario presenze possono essere registrati unitamente ai dati variabili della retribuzione cui gli stessi si riferiscono, a condizione essenziale che vi sia specifica annotazione in tal senso sul Libro unico per ciascuno dei lavoratori interessati.
Si tratta, per altro di una facoltà , giacché di norma le registrazioni delle presenze effettive del mese vanno effettuate entro il 16 del mese successivo.
Quindi, posto che occorre indicare nel Libro unico che le paghe sono sfasate, le presenze esposte ben potranno essere quelle del mese precedente.
Vigilanza, illeciti e sanzioni
Preme ricordare che con Nota n. 18595 del 23 dicembre 2008, la Direzione Generale per l’Attività  ispettiva, ha precisato che il personale ispettivo terrà  conto del tempo necessario per consentire l’adeguamento da parte dei datori di lavoro agli obblighi imposti dalle nuove disposizioni normative.
Il personale di vigilanza, quindi, nell’espletamento degli accertamenti, adotterà  provvedimenti esclusivamente a fronte di comportamenti di natura dolosa o fraudolenta diretti ad eludere le nuove disposizioni normative.
Diverso è il caso in cui emergano situazioni d’irregolarità  nella tenuta del Libro unico connesse all’utilizzo delle nuove modalità  informatiche: in tal caso, il personale ispettivo terrà  conto delle oggettive difficoltà  legate all’utilizzo di nuovi strumenti che incidono sull’assolvimento dei relativi obblighi. La data individuata dal Ministero “come periodo di tolleranza” è il 16 giugno 2009.
Dott.ssa Monica Melani