Rimborsi spese e LUL

RIMBORSI SPESE E SANZIONE PER MANCATA EVIDENZA SUL LUL
RIFERIMENTI : VADEMECUM 5 DICEMBRE 2008
DM 9 LUGLIO 2008 L’articolo 39 del DL n. 112/2008 include tra le registrazioni obbligatorie relative a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro anche le somme a titolo di rimborso spese.
L’evidenza o meno a Libro unico delle somme corrisposte al lavoratore a titolo di rimborso spese è stata ed è una delle questioni centrali all’attenzione degli operatori, in quanto il Legislatore, nella formulazione della norma (art. 39 del DL n. 112/2008), non ha specificato se si debba trattare di rimborsi spese esenti o imponibili fiscalmente e previdenzialmente.
Questa sommaria formulazione delle disposizioni normative porta a ritenere che l’obbligo di evidenziare i rimborsi spese a Libro unico sia allargato anche a quelli esenti.
Ciò nonostante, tale interpretazione sembra in conflitto con la logica semplificatrice di tutto il provvedimento.
I RIMBORSI SPESE
Il rimborso spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio non è imponibile, purché vi sia idonea documentazione.
I documenti validi al fine di certificare le spese in elenco sono i seguenti:
– fattura;
– ricevuta fiscale integrata con i dati identificativi del cliente;
– scontrino integrato con numero di codice fiscale del dipendente o del committente, e i dati relativi alla natura, alla quantità  e qualità  dell’operazione;
– nota spesa riepilogativa intestata al dipendente, con allegate le ricevute e gli scontrini fiscali, anche non integrati, nonché i biglietti di trasporto di autobus, taxi, metropolitana ecc..
A riguardo va precisato che per le spese non documentabili, quali ad esempio le spese telefoniche, i parcheggi, le mance o i depositi bagagli, eventualmente sostenute dal lavoratore, esiste una franchigia nel limite giornaliero di:
– euro 15,49 per le trasferte in territorio nazionale e
– euro 25,82 per le trasferte all’estero.
COSA DICE IL VADEMECUM
Alla richiesta se i rimborsi spese vadano sempre iscritti a Libro unico, i tecnici del Ministero del Lavoro (risposta numero 11/B), hanno confermato che:
“vanno eseguite le annotazioni relative ai rimborsi spese anche se esenti fiscalmente e contributivamente” precisando comunque che
“la mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà  non essere di regola sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo di dettaglio analitico delle attività  aziendali al riguardo”.
Con riferimento al significato di “importo marginale e non ricorrente”, durante il Forum Lavoro 2009, i rappresentanti ministeriali hanno chiarito per inciso che:
àž la “ricorrenza” dell’emolumento va intesa come non occasionalità  e
 la “marginalità ” come scarsa rilevanza economica con riferimento alla retribuzione annua complessiva di riferimento.
La sanzione
Nel caso di inosservanza di quanto sopra, nell’ipotesi in cui il dato non inserito abbia riflessi contributivi, fiscali o retributivi ovvero il dato non venga inserito nonostante esplicita diffida dell’ispettore, la sanzione da applicare corrisponde a:
ILLECITO SANZIONE PECUNIARIA AMMINISTRATIVA
Omessa o infedele registrazione dei dati con conseguente differenza di trattamento retributivo, previdenziale o fiscale. – da 150 a 1.500 euro fino a 10 lavoratori
– da 500 a 3.000 euro oltre i 10 lavoratori
Diverso è il caso di inserimento del dato di rimborso spese (in assenza di riflessi sul piano retributivo, contributivo e fiscale) successivamente alla richiesta dell’ispettore. Infatti, in occasione del Forum Lavoro 2009, il Ministero ha affermato che la sanzione da applicare corrisponde a: ILLECITO SANZIONE PECUNIARIA AMMINISTRATIVA
Tardiva registrazione dei dati sul Libro unico – da 100 a 600 euro fino a 10 lavoratori
– da 150 a 1.500 euro oltre i 10 lavoratori
Con riferimento a questa ultima fattispecie di violazione, la dichiarazione del Legislatore appare in contrasto con quanto è stato evidenziato sulla ormai nota Circolare n. 20/2008, ovvero che
“oggetto di sanzione sono pertanto unicamente le omesse e le infedeli registrazioni che direttamente comportano un disvalore ai fini retributivi, previdenziali (contributivi e assicurativi) o fiscali relativamente al singolo rapporto di lavoro, ovvero un occultamento ai fini legali .”.
il differimento
Con riferimento al periodo di registrazione a Libro unico degli importi liquidati a titolo di rimborso spese, il Ministero nella risposta 29/A include gli stessi tra le voci che possono essere considerati differibili.
Da quanto sopra ne consegue che la registrazione dovrebbe avvenire con un differimento non superiore ad un mese come previsto al comma 3 dell’articolo 1 del DM 9 luglio 2008. A riguardo preme però precisare che il differimento di cui al decreto riguarda “i dati variabili delle retribuzioni” e quindi ai dati con natura retributiva.
I rimborsi spese non hanno natura retributiva. Quindi, si ritiene possibile la registrazione effettuata liberamente dall’azienda senza il rispetto dei 30 giorni dalla loro “maturazione”. Dott.ssa Monica Melani